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Eingangsrechnung prüfen: der Dreiwege-Abgleich

Lieferantenrechnungen gegen Bestellung und Lieferschein prüfen (Dreiwege-Abgleich), was bei E-Rechnungen dazukommt und was der Steuerberater braucht.

Drei Belege, eine Frage: Stimmt das, was ich zahlen soll?

Eine Lieferantenrechnung ist richtig, wenn sie zu zwei anderen Belegen passt: zu Ihrer Bestellung (das haben Sie zu diesem Preis bestellt) und zum Lieferschein (das ist in dieser Menge angekommen). Der Abgleich heißt Dreiwege-Abgleich. Große Betriebe lassen ihn vom ERP machen; im kleinen Betrieb macht ihn meist eine Person mit Taschenrechner – oder niemand.

So prüfen Sie in fünf Minuten

1. Bestellnummer auf der Rechnung? Ohne sie ist die Zuordnung Raterei. Fehlt sie, zurück an den Lieferanten – das spart jede weitere Minute.
2. Positionen gegen den Lieferschein: jede berechnete Menge muss geliefert und beim Wareneingang bestätigt sein. Teillieferungen: nur das Gelieferte, nicht die Bestellmenge.
3. Preise gegen die Bestellung: Stückpreis, Preiseinheit (je 1, je 100, je 1000), Rabatt, Zuschläge. Die häufigste stille Abweichung ist die Preiseinheit.
4. Summen nachrechnen: Positionen, Netto, Steuer je Satz, Brutto. Bei einer E-Rechnung macht das E-Rechnung anzeigen und prüfen aus der XML, in Sekunden.
5. Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Menge und Art, Lieferzeitpunkt, Entgelt je Steuersatz, Steuersatz und -betrag – die Liste aus § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG (gelesen am 16.10.2026). Eine Rechnung, der etwas fehlt, kann beim Vorsteuerabzug Ärger machen; was im Einzelfall gilt, sagt Ihr Steuerberater.

Wenn die Rechnung elektronisch kommt

Ein ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung ist mehr als ein Bild: Die Beträge stehen als Daten in der XML. Dann gilt: die XML prüfen, nicht nur das Blatt – was die XML sagt, bucht das Programm des Empfängers. Und: die Datei so aufbewahren, wie sie kam; FeRD weist auf die GoBD hin, nach der elektronische Belege „in dem Format aufbewahrt werden [müssen], in dem Sie empfangen werden“ (Randziffer 131 der GoBD, zitiert nach ferd-net.de, gelesen am 16.10.2026). Mehr unter E-Rechnung für Zulieferer.

Was der Steuerberater braucht

Nicht den Papierstapel, sondern je Rechnung: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto je Steuersatz, Steuer, Brutto, Fälligkeit – und den Beleg selbst. Wer das beim Prüfen ohnehin erfasst, kann es als Buchungsstapel weitergeben, statt dass es in der Kanzlei ein zweites Mal getippt wird.

Was irot Order damit zu tun hat

irot Order kennt Ihre Bestellungen an Kunden. Die Spiegelseite – Ihre Bestellungen bei Lieferanten, deren Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen an einer Stelle, mit dem Abgleich – ist geplant; der Stand steht bei den Funktionen. Heute hilft das kostenlose Werkzeug bei E-Rechnungen und die Tabelle für Excel beim Rest.

Häufige Fragen

Der Lieferant berechnet einen Materialzuschlag, der nicht in der Bestellung steht.

Ohne Vereinbarung ist er eine Abweichung wie jede andere: nachfragen, Beleg verlangen, bis dahin nur den vereinbarten Betrag freigeben. Steht der Zuschlag in einer Preisgleitklausel Ihres Vertrags, braucht die Rechnung den Bezug darauf.

Teillieferung, aber volle Rechnung.

Zahlen Sie das Gelieferte. Die Rechnung muss zur Lieferung passen, nicht zur Bestellung. Lassen Sie sich eine korrigierte Rechnung geben; eine Gutschrift des Lieferanten über die Differenz ist der übliche Weg.

Reicht es, die Rechnung zu prüfen, wenn sie als PDF kommt?

Für die Beträge ja. Für die Frage, ob das überhaupt eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes ist, nein: ein einfaches PDF ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine „sonstige Rechnung“. Welche Form Ihr Lieferant Ihnen ab wann schicken muss, steht mit Quellen auf der Seite E-Rechnung für Zulieferer.

Quellen

• § 14 Abs. 1 und Abs. 4 UStG, gesetze-im-internet.de, gelesen am 16.10.2026.
• FeRD, ZUGFeRD/Factur-X (Hinweise zur Aufbewahrung nach GoBD), gelesen am 16.10.2026.