ZUGFeRD-Rechnung erstellen: kostenlos, im Browser

Was Sie bekommen

• Ein ZUGFeRD-PDF: die lesbare Rechnung als PDF/A-3 und darin die Rechnungsdaten als XML-Anlage factur-x.xml im Profil EN 16931. Ihr Kunde kann das PDF ansehen und die XML in seine Buchhaltung einlesen.
• Auf Wunsch eine XRechnung: dieselben Daten als reine XML-Datei nach XRechnung 3.0 (Syntax UN/CEFACT CII) – das Format, das öffentliche Auftraggeber verlangen. Dafür braucht es die Leitweg-ID oder die Bestellnummer des Kunden und Ihre Kontaktdaten.
• Ein Rechenweg: Menge × Preis ÷ Preisbasis je Position, auf den Cent gerundet; die Umsatzsteuer je Steuersatz auf die Summe der Positionen dieses Satzes. PDF und XML zeigen dieselben Beträge, weil beide aus derselben Rechnung entstehen.
• Kein Logo von uns auf Ihrer Rechnung, kein Konto, kein Upload. Die Rechnung entsteht in Ihrem Browser.

Wie wir die Dateien geprüft haben

Eine E-Rechnung, die beim Empfänger durch die Prüfung fällt, kostet mehr Zeit als gar keine. Deshalb prüfen wir dieses Werkzeug nicht nur mit eigenen Tests, sondern mit den Prüfprogrammen, die auch Empfänger verwenden:

• XRechnung: Prüftool der KoSIT (Version 1.6.3) mit der Konfiguration XRechnung 3.0.2 vom 31.08.2026. Ergebnis am 17.10.2026: alle fünf Proberechnungen acceptable, ohne Warnung.
• ZUGFeRD: Mustang-Prüfer (Version 2.26.0) mit veraPDF für PDF/A-3 und den Schematron-Regeln des Profils EN 16931. Ergebnis am 17.10.2026: alle vier Proberechnungen gültig und PDF/A-3b-konform. Bei der Rechnung mit Leistungszeitraum statt Liefertag meldet der Prüfer einen Hinweis, keinen Fehler: der Abschnitt »Lieferung« der XML bleibt leer, weil es keinen Liefertag gibt (Regel PEPPOL-EN16931-R008).

Und die Gegenprobe: eine absichtlich um einen Cent falsche Gesamtsumme lehnen beide Prüfer ab (Regel BR-CO-15). Die Prüfung schaut also wirklich hin.

Die Proberechnungen decken ab: Inland mit 19 % und 7 % in einer Rechnung, Preis je 100 Stück, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, eine Rechnung über drei Seiten und eine XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber. Prüfen Sie Ihre fertige Datei gern selbst mit unserem E-Rechnung-Prüfer.

Welche Angaben das Werkzeug verlangt – und warum

Ohne diese Angaben entsteht keine Datei. Die meisten verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG für jede Rechnung:

• Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden (Nr. 1),
• Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (Nr. 2), Rechnungsdatum (Nr. 3) und eine Rechnungsnummer (Nr. 4),
• Menge und Bezeichnung jeder Position (Nr. 5) und den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Nr. 6),
• das Entgelt je Steuersatz, den Steuersatz und den Steuerbetrag (Nr. 7 und 8).

Die IBAN verlangen wir zusätzlich: ohne Zahlungsangaben nimmt der KoSIT-Prüfer eine XRechnung nicht an, und eine Rechnung, die der Kunde nicht bezahlen kann, hilft niemandem.

Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferung

Bei Reverse Charge schreibt das Werkzeug den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung – so lautet er in § 14a Abs. 1 und 5 UStG – und verlangt beide USt-IdNrn. Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung steht der Hinweis „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ darauf (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG verlangt einen Hinweis auf die Steuerbefreiung), und auch hier müssen nach § 14a Abs. 3 UStG beide USt-IdNrn. stehen. Ob einer dieser Fälle bei Ihnen vorliegt, sagt Ihnen Ihr Steuerberater; das Werkzeug setzt nur um, was Sie auswählen.

Was das Werkzeug (noch) nicht kann

• Gutschriften, Rechnungskorrekturen, Teil- und Schlussrechnungen,
• Skonto als maschinenlesbare Angabe, Rabatte und Zuschläge auf die ganze Rechnung (als eigene Position geht es),
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Ausfuhr in Drittländer, andere Währungen als Euro,
• Zeichen außerhalb des westeuropäischen Zeichensatzes (z. B. Polnisch, Tschechisch): das Werkzeug sagt, welche, statt sie falsch zu drucken.

Häufige Fragen

Ist das eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG nennt eine Rechnung elektronisch, wenn sie „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“; nach Satz 6 muss das Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Die XML in dieser Datei ist nach der Norm EN 16931 aufgebaut und besteht deren Prüfregeln (siehe oben). Ob Ihr Kunde ZUGFeRD oder XRechnung annimmt, fragen Sie ihn – im Geschäft zwischen Unternehmen entscheidet der Empfänger, was er lesen kann. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung für Zulieferer.

ZUGFeRD oder XRechnung – welche Datei schicke ich?

Firmenkunden bekommen meist das ZUGFeRD-PDF: es ist lesbar wie bisher und trägt die Daten in sich. Öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung und nennen Ihnen dafür eine Leitweg-ID. Unterschiede und Fristen: ZUGFeRD einfach erklärt und XRechnung einfach erklärt.

Wer ist für die Rechnung verantwortlich?

Sie. Das Werkzeug rechnet, prüft die Pflichtfelder und erzeugt Dateien, die die Prüfprogramme annehmen; ob Steuersatz, Steuerfall und Angaben für Ihren Fall stimmen, kann es nicht wissen. Das ist keine Steuerberatung. Bewahren Sie die Rechnung so auf, wie Sie es mit allen Rechnungen tun.

Bleiben meine Daten wirklich auf meinem Rechner?

Ja. Rechnen, Prüfen und das Erzeugen von PDF und XML passieren in Ihrem Browser; nachgeladen wird nur die Schrift für das PDF von dieser Website. Ihre eigenen Angaben (Firma, Anschrift, Bank) merkt sich Ihr Browser für die nächste Rechnung nur, wenn Sie »merken« ankreuzen; die Angaben zum Kunden nie. Häkchen weg löscht sie. Das können Sie in den Entwicklerwerkzeugen (F12, Reiter »Netzwerk«) selbst sehen – so arbeiten die Werkzeuge.

§ 14 UStG gelesen am 16.10.2026, § 14a UStG am 17.10.2026, jeweils auf gesetze-im-internet.de. Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Weitere kostenlose Werkzeuge

• Bestellung prüfen – Positionen aus Excel einfügen und gegen Ihre Teile und Preise prüfen: Zeichnungsindex, Preis, Verpackungseinheit, Termin, Summe, Duplikat. Kostenlos, im Browser.
• EDIFACT-Betrachter – ORDERS, DELFOR, DESADV und INVOIC lesbar machen: Segmente auf Deutsch erklärt, Positionen als Tabelle für Excel. Im Browser, ohne Upload.
• Lieferabruf-Vergleich – Zwei DELFOR-Lieferabrufe nebeneinander: vorgezogene, verschobene, neue und entfallene Mengen in klaren Sätzen, dazu Änderungsstand und Fortschrittszahl.
• KW- und Liefertermin-Rechner – Liefertermin in Arbeitstagen, Kalenderwoche in Datum und zurück, Arbeitstage zwischen zwei Daten – mit Feiertagen je Bundesland.
• GTIN- und SSCC-Prüfziffer – Prüfziffer für GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 (EAN), GTIN-14, GLN und SSCC/NVE berechnen oder eine Nummer prüfen – auch viele Nummern auf einmal.
• Auftragsbestätigung erstellen – Auftragsbestätigung aus einer Bestellung erstellen: Positionen eintragen oder aus einer EDIFACT-Bestellung übernehmen, Summen werden nachgerechnet, als PDF drucken.
• Lieferschein erstellen – Lieferschein im Browser erstellen: Positionen, Bestellbezug, Packstücke und SSCC, als PDF drucken. Auch aus einer EDIFACT-Bestellung oder einem Lieferavis.
• E-Rechnung anzeigen und prüfen – ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML hineinziehen: Rechnung als Tabelle, Summen und Steuern nachgerechnet, Pflichtangaben nach § 14 UStG geprüft. Im Browser, ohne Upload.