E-Rechnung für Zulieferer: ZUGFeRD oder XRechnung?
Was eine E-Rechnung nach § 14 UStG ist, der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung, die Fristen aus § 27 UStG und der Weg für kleine Zulieferer – mit Quellen.
Gesetzestexte und Standards hier nur, wie wir sie an der Quelle gelesen haben (Stand der Lesung: 16.10.2026, Quellen am Ende). Das ist eine Lesehilfe für Betriebe, keine Rechtsberatung.
Was eine elektronische Rechnung ist – und was nicht
Das Umsatzsteuergesetz sagt es in einem Satz: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Alles andere ist eine „sonstige Rechnung“: „eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird“ (Satz 4).
Das heißt im Alltag: Ein PDF per E-Mail ist keine elektronische Rechnung – es ist ein Bild von einer. Elektronisch im Sinne des Gesetzes ist nur der strukturierte Datensatz, den ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Das Format muss „der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ entsprechen (Satz 6) oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein. Die beiden in Deutschland üblichen Ausprägungen dieser Norm heißen ZUGFeRD und XRechnung.
Für wen die Pflicht gilt
§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Für „eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ gilt: „die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind“. Das ist der Normalfall eines Zulieferers: Sie liefern an einen deutschen Kunden, also elektronische Rechnung.
Wo diese Pflicht nicht greift, braucht eine Rechnung in elektronischer Form die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5). Ob und seit wann Sie selbst elektronische Rechnungen Ihrer Lieferanten entgegennehmen müssen, regeln die hier zitierten Sätze nicht – das klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Die Fristen aus § 27 Abs. 38 UStG
Abweichend von der Pflicht darf eine Rechnung noch anders übermittelt werden:
| Bis wann | Für welche Umsätze | Wer | Wie |
|---|---|---|---|
| 31.12.2026 | ausgeführt nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2027 | alle | „auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht“ (Nr. 1) |
| 31.12.2027 | ausgeführt nach dem 31.12.2026 und vor dem 1.1.2028 | nur, „wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“ | wie Nr. 1 (Nr. 2) |
| 31.12.2027 | dieselben Umsätze | alle | in einem anderen elektronischen Format, „wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994“ übermittelt wird (Nr. 3) |
Für einen kleinen Zulieferer unter 800 000 Euro Vorjahresumsatz heißt das: Papier und einfaches PDF sind nach dem Gesetzestext bis Ende 2027 noch möglich – spätestens für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 nicht mehr. Wer EDIFACT-Rechnungen (INVOIC) mit seinen Kunden austauscht, fällt bis Ende 2027 unter Nr. 3. Was ab 2028 mit EDI-Rechnungen ist, steht in diesen Sätzen nicht; auch das ist eine Frage an den Steuerberater.
ZUGFeRD oder XRechnung?
| ZUGFeRD / Factur-X | XRechnung | |
|---|---|---|
| Was es ist | Ein PDF/A-3, in dem die Rechnung zusätzlich als XML steckt: „ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF“ (FeRD) | Eine reine XML-Datei; „der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern“ (KoSIT) |
| Syntax der XML | UN/CEFACT CII | UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII – beide erlaubt |
| Wer pflegt es | Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), gemeinsam mit dem französischen FNFE-MPE; Factur-X ist dasselbe Format | KoSIT „im Auftrag des IT-Planungsrats“; Änderungen werden im Bundesanzeiger bekannt gemacht |
| Stand (16.10.2026) | Version 2.5.2, veröffentlicht am 4. August 2026 (= Factur-X 1.09.2); nächstes Release „voraussichtlich im Herbst 2026“ | Version 3.0 seit dem 1. Februar 2024, „bis mindestens 31.07.2027“; Vorversion 4.0 seit September 2026, final „voraussichtlich im ersten Frühjahr 2027“ |
| Wer es verlangt | Im Geschäft zwischen Unternehmen weit verbreitet, weil der Mensch das PDF liest und das Programm die XML | Öffentliche Auftraggeber in Deutschland; zwischen Unternehmen ebenfalls möglich, wenn der Empfänger es liest |
| Prüfen | FeRD empfiehlt „eigene Prüfmechanismen zur Sicherstellung der inhaltlichen Identität der beiden Rechnungen“ (PDF und XML) | Validator der KoSIT mit XRechnung-Konfiguration |
Die einfache Regel: Was Ihr Kunde liest, entscheidet. Fragen Sie vor der Umstellung, ob er die XRechnung als Datei, ein ZUGFeRD-PDF oder beides annimmt und über welchen Weg (E-Mail, Portal). Beides sind elektronische Rechnungen nach der Norm.
Der Weg für einen kleinen Zulieferer
- Eingang zuerst. Schauen Sie, was heute schon ankommt: Ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie jedes PDF. Mit dem Werkzeug E-Rechnung anzeigen und prüfen sehen Sie, ob eine XML drinsteckt und was darin steht.
- Aufbewahren wie empfangen. FeRD weist auf die GoBD hin: elektronische Belege „müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem Sie empfangen werden“; „eine Aufbewahrung elektronischer Rechnungen in ausgedruckter Form ist nicht möglich“. Also die Datei behalten, nicht nur den Ausdruck.
- Kunden fragen, was sie ab wann wie haben wollen (siehe Tabelle).
- Ausgang: Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm oder ERP ZUGFeRD oder XRechnung schreibt und ob die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG in der XML stehen – nicht nur auf dem PDF. Das Werkzeug zeigt, welche Felder belegt sind.
- Vor dem Versand prüfen. Rechenfehler (Summe, Steuer, Brutto) fallen beim Empfänger sofort durch; für die XRechnung gibt es den Validator der KoSIT.
- Die Daten weiternutzen. Die strukturierte Rechnung ist derselbe Datensatz, den Ihr Steuerberater braucht. Wer Bestellung, Lieferschein und Rechnung an einer Stelle hat, erzeugt die E-Rechnung aus dem Auftrag, statt sie noch einmal zu tippen.
Was irot Order damit zu tun hat
Heute: zwei kostenlose Werkzeuge im Browser – E-Rechnung anzeigen und prüfen und ZUGFeRD-Rechnung erstellen (PDF/A-3 mit XML nach EN 16931 oder XRechnung, geprüft mit dem KoSIT-Prüfer und veraPDF). Geplant: die Rechnung direkt aus der angenommenen Bestellung und dem Lieferschein erzeugen, ohne neu zu tippen, dazu der Buchungsstapel für DATEV. Der Stand steht auf der Seite Funktionen; wir schreiben dort nur, was fertig ist.
Mit eigenen Dateien ausprobieren: Bestellung prüfen · EDIFACT-Betrachter · Lieferabruf-Vergleich – kostenlos, im Browser.
Quellen
- § 14 UStG, gesetze-im-internet.de, gelesen am 16.10.2026 (Abs. 1 Satz 3–6, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, Abs. 4).
- § 27 Abs. 38 UStG, gesetze-im-internet.de, gelesen am 16.10.2026.
- XRechnung, xeinkauf.de (KoSIT), gelesen am 16.10.2026.
- ZUGFeRD, ferd-net.de und die Mitteilung ZUGFeRD 2.5.2 veröffentlicht (4. August 2026), gelesen am 16.10.2026.
Nicht gelesen und daher hier nicht behauptet: die Spezifikationen ZUGFeRD und XRechnung im Wortlaut, § 14b UStG, die GoBD selbst, Schreiben des Bundesfinanzministeriums.