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Lieferantenportal: Bestellungen exportieren und prüfen

Was Kundenportale von Zulieferern verlangen, wie Bestellungen und Abrufe aus dem Portal in eine Tabelle und ins ERP kommen – und warum Zugangsdaten im Haus bleiben.

Was ein Lieferantenportal ist

Viele größere Kunden geben ihren Zulieferern keine Bestellung mehr per Post oder E-Mail, sondern stellen sie in ein Portal: eine Website des Kunden oder eines Dienstleisters, auf der Sie sich anmelden, Bestellungen und Lieferabrufe sehen, Auftragsbestätigungen abgeben, Lieferavise und Rechnungen einstellen. Für den Kunden ist das praktisch: ein Kanal, alle Lieferanten, alles strukturiert. Für Sie heißt es: ein weiterer Login, eine weitere Oberfläche – und bei fünf Kunden fünf Portale, jedes anders.

Technisch ist ein Portal meist die Oberfläche eines EDI-Systems; die Variante für Betriebe ohne eigene EDI-Anbindung heißt WebEDI. Manche Kunden stellen ihr Portal kostenlos, bei anderen zahlt der Lieferant je Kunde (ein veröffentlichtes Beispiel steht auf der WebEDI-Seite).

Was das Portal von Ihnen verlangt

• Bestätigen innerhalb einer Frist. Viele Portale erwarten die Auftragsbestätigung binnen weniger Tage – sonst gilt die Bestellung als angenommen oder erscheint als offen beim Einkäufer.
• Abweichungen nur über das Portal. Anderer Termin, andere Menge, anderer Preis: das Portal hat dafür Felder; eine E-Mail an den Einkäufer wird oft nicht als Bestätigung gewertet.
• Lieferavis und Etikett. Vor dem Versand ein Avis (DESADV) mit Packstücken und SSCC; das Etikett kommt häufig aus dem Portal.
• Rechnung im Portal oder als E-Rechnung. Zunehmend als XRechnung oder ZUGFeRD, mit der Bestellnummer des Kunden als Pflichtfeld.
• Stammdaten pflegen. Zertifikate, Ansprechpartner, Bankverbindung – das Portal erinnert Sie daran, bevor es Sie sperrt.

Das eigentliche Problem: der Weg ins eigene System

Das Portal endet am Bildschirm. Jede Bestellung, jeder Abruf muss trotzdem in Ihr ERP oder Ihre Auftragsliste: Teil, Menge, Termin, Preis, Zeichnungsstand. Wer das abtippt, macht es zweimal und beim zweiten Mal mit Fehlern – gerade bei Lieferabrufen, die jede Woche neu kommen und sich nur in ein paar Zeilen vom letzten unterscheiden.

So holen Sie die Daten aus dem Portal

1. Export suchen. Fast jedes Portal hat einen Knopf »Exportieren« oder »Herunterladen«: als EDIFACT-Datei (ORDERS, DELFOR), als CSV oder als Excel. Manchmal versteckt in der Detailansicht der Bestellung.
2. Lesbar machen. EDIFACT-Dateien liest der EDIFACT-Betrachter und macht daraus eine Tabelle für Excel; Excel- und CSV-Exporte nimmt Bestellung prüfen direkt an.
3. Gegen die eigenen Daten prüfen. Teilenummer bekannt? Zeichnungsindex der freigegebene? Preis wie im Rahmenvertrag, mit der richtigen Preiseinheit? Termin an einem Arbeitstag? Das Portal prüft das nicht – es kennt Ihre Daten nicht.
4. Abrufe vergleichen. Den neuen Abruf gegen den letzten legen: Lieferabruf-Vergleich sagt in Sätzen, was vorgezogen, verschoben, erhöht oder gestrichen wurde.
5. Einmal erfassen. Die geprüfte Tabelle ins ERP – als CSV für deutsches Excel, mit Komma als Dezimalzeichen und Datum als TT.MM.JJJJ.

Zugangsdaten bleiben im Haus

Ein Portal-Login ist der Zugang zu den Daten Ihres Kunden. Geben Sie ihn nicht an Dienste weiter, die »sich für Sie einloggen«: Die Nutzungsbedingungen vieler Portale verbieten die Weitergabe, und bei einem Vorfall stehen Sie als Lieferant in der Verantwortung. Der sichere Weg ist der Export: Sie laden die Datei herunter und arbeiten damit – irot Order und seine kostenlosen Werkzeuge nehmen Exporte an, nie Passwörter.

Häufige Fragen

Mein Kunde zwingt mich ins Portal, obwohl ich nur drei Bestellungen im Jahr habe.

Das ist üblich; der Kunde vereinheitlicht seine Seite, nicht Ihre. Rechnen Sie die Kosten je Kunde (Portalgebühr, Zeit je Bestellung) und prüfen Sie, ob das Portal einen Export anbietet, damit wenigstens das Abtippen entfällt.

Das Portal bietet nur PDF-Download, keinen Export.

Dann ist das PDF Ihr Beleg und das Lesen Handarbeit – oder Aufgabe eines Lesers, der PDF-Bestellungen in eine Tabelle bringt. Das ist der Kern von irot Order; der Stand steht auf der Seite Funktionen.

Zählt die Bestätigung im Portal oder meine schriftliche Auftragsbestätigung?

Das regeln die Einkaufsbedingungen des Kunden und Ihre Vereinbarung mit ihm; lesen Sie beides, bevor Sie nur noch im Portal bestätigen. Was in eine Auftragsbestätigung gehört, steht unter Auftragsbestätigung.