XRechnung einfach erklärt: Aufbau, Version, Prüfung
Was die XRechnung ist, wer sie pflegt (KoSIT), welche Version gilt, die zwei Syntaxen UBL und CII, und wie man eine XRechnung liest und prüft – nach xeinkauf.de.
Nach der Seite der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) auf xeinkauf.de, gelesen am 16.10.2026. Die Spezifikation XRechnung im Wortlaut haben wir nicht gelesen; ihre einzelnen Geschäftsregeln stehen deshalb hier nicht.
Was die XRechnung ist
„XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um.“ Der Standard „definiert die Art und technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz. Dieser XML-Datensatz entspricht der elektronischen Rechnung.“ Anders als bei ZUGFeRD gibt es kein PDF darum herum: die XML-Datei ist die Rechnung.
Technisch ist die XRechnung eine Anwendung der europäischen Norm EN 16931: „XRechnung ist eine Implementierung dieses Datenmodells und der zwei mandatorischen Syntaxen.“ Sie besteht „aus der CIUS XRechnung sowie der Extension XRechnung“ – einer Einschränkung der Norm für Deutschland und einer Erweiterung.
Wer sie pflegt
„Der Standard XRechnung wird von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben“; „Änderungen des Standards XRechnung werden vom BMI im Bundesanzeiger bekannt gemacht.“ Alle Hilfsmittel „finden sich grundsätzlich in der aktuell geltenden Spezifikation“, die auf xeinkauf.de als PDF steht (Spezifikation XRechnung Version 3.0.2).
Welche Version gilt (16.10.2026)
„Am 01. Februar 2024 ist die Version 3.0 in Kraft getreten und sollte genutzt werden. Im Sommer 2026 hat es kein normatives Release von XRechnung gegeben. XRechnung 3.0 wird daher bis mindestens 31.07.2027 in Kraft bleiben. Im September 2026 wurde die Vorversion der Spezifikation XRechnung 4.0 veröffentlicht. Die finale Version XRechnung 4.0 wird voraussichtlich im ersten Frühjahr 2027 im Bundle mit den technischen Komponenten veröffentlicht werden.“ Die KoSIT rät „ausdrücklich davon ab“, außer Kraft gesetzte Versionen „zur Rechnungseinreichung zu verwenden“.
In der XML steht die Version in der Kennung CustomizationID, zum Beispiel …urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0. Das Werkzeug E-Rechnung anzeigen und prüfen zeigt sie an.
Zwei Syntaxen, ein Inhalt
Die Norm legt „die verpflichtenden Syntaxen“ fest: „UBL 2.1 und UN/CEFACT CII“. Dieselbe Rechnung kann also in zwei verschiedenen XML-Grammatiken geschrieben sein. Für UN/CEFACT CII gilt die Fassung D16B. Ein Leser muss beide können; unser Werkzeug liest beide und zeigt dieselbe Tabelle.
Zum Vergleich: ZUGFeRD verwendet nur CII, eingebettet in ein PDF. Eine XRechnung in CII-Syntax und die XML aus einem ZUGFeRD-PDF sehen sich deshalb ähnlich – ob eine Datei den Standard XRechnung erfüllt, entscheidet aber Profil und Inhalt, nicht die Syntax.
Prüfen
Die KoSIT stellt einen Validator bereit: „Der Validator unterstützt als konfigurierbares XML-Prüftool bei einer technisch sicheren, einheitlichen und skalierbaren Validierung von XML-Dokumenten und kann mittels XRechnungsspezifischer Konfiguration (Validatorkonfiguration XRechnung) zur Validierung auf den Standard XRechnung genutzt werden.“ Das ist die verbindliche Prüfung. Sie weist auch darauf hin, dass es „temporär zu Fehlermeldung bei der Nutzung des Validators (Prüftools) sowie den bestehenden Prüfregeln kommen“ kann, weil Geschäftsregeln national und auf EU-Ebene in verschiedenen Zyklen geändert werden.
Vor dem Validator lohnt die einfache Rechenprüfung: Stimmen Summe der Positionen, Netto, Steuer je Satz, Brutto und Zahlbetrag? Fehlen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG? Das macht unser Werkzeug im Browser, ohne dass die Datei den Rechner verlässt.
Häufige Fragen
Mein Kunde ist eine Behörde und verlangt eine XRechnung. Reicht ein ZUGFeRD-PDF?
Nach der Beschreibung der KoSIT ist die XRechnung der Standard bei öffentlichen Auftraggebern. Was Ihr konkreter Auftraggeber annimmt und über welchen Weg (Portal, E-Mail, Peppol), sagt er Ihnen selbst; fragen Sie nach der Syntax, der Version und nach der Käuferreferenz, die er in der Rechnung erwartet.
Was ist der Unterschied zur E-Rechnung-Pflicht zwischen Unternehmen?
Die Pflicht aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG verlangt eine elektronische Rechnung nach der europäischen Norm – XRechnung und ZUGFeRD sind beides Ausprägungen dieser Norm. Fristen und Ausnahmen stehen unter E-Rechnung für Zulieferer.
Wie öffne ich eine XRechnung?
Als XML-Datei zeigt sie jeder Browser als Baum von Tags – lesbar, aber unbequem. Werkzeuge wie unseres zeigen Rechnungssteller, Positionen, Steuern und Summen als Tabelle; die KoSIT nennt dafür auch eine „Visualisierungskomponente“ mit XSL-Transformationen.
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Quellen
- KoSIT, XRechnung – XStandards Einkauf, gelesen am 16.10.2026 (Was ist XRechnung?, Versionen & Bundles, Komponenten, Validator).
- § 14 UStG, gesetze-im-internet.de, gelesen am 16.10.2026.