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ZUGFeRD einfach erklärt: PDF mit Rechnungs-XML

ZUGFeRD: ein PDF/A-3 mit der Rechnung als XML darin. Wie man die XML sieht und prüft, welche Version gilt (2.5.2) und was Factur-X damit zu tun hat – nach FeRD.

Nach den Seiten des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), gelesen am 16.10.2026. Die Spezifikation selbst haben wir nicht gelesen; was nur dort steht, steht hier nicht.

Was ZUGFeRD ist

FeRD beschreibt es so: „ZUGFeRD ist ein kostenfrei verfügbares, branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch“. Es „basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931“; ab Version 2.0 werden „die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) berücksichtigt“.

Das Entscheidende ist die Bauart: „Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format.“ Das PDF ist die Sichtkomponente für Menschen; „gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt“, damit ein Programm die Rechnung ohne Abtippen verarbeiten kann. Die XML folgt der Syntax UN/CEFACT CII.

Wo die XML im PDF steckt

Die Rechnungs-XML ist eine Dateianlage des PDF/A-3. Viele PDF-Programme zeigen Anlagen in einer eigenen Leiste („Anhänge“); manche zeigen sie gar nicht – dann sieht ein ZUGFeRD-PDF aus wie jedes andere. Das Werkzeug E-Rechnung anzeigen und prüfen holt die XML aus dem PDF, zeigt sie als Tabelle und lässt sie herunterladen – alles im Browser.

In der XML steht auch, welches Profil die Rechnung hat: eine Kennung wie urn:cen.eu:en16931:2017 (Profil EN 16931) oder eine mit factur-x.eu und dem Profilnamen am Ende. Welche Profile es gibt und welche Felder je Profil Pflicht sind, steht in der Spezifikation, die FeRD kostenlos zum Download anbietet.

Welche Version gilt

Am 4. August 2026 haben FeRD und das französische FNFE-MPE „die neue Version des gemeinsamen E-Rechnungsformats ZUGFeRD/Factur-X veröffentlicht“: ZUGFeRD 2.5.2, zugleich Factur-X 1.09.2. Die beiden Namen bezeichnen dasselbe Format in Deutschland und Frankreich. Laut FeRD „bereinigt“ das Korrigendum 2.5.2 „vor allem Inkonsistenzen“ einer Funktion im Profil EXTENDED, die schon ab Release 2.5 für die kommende Norm EN 16931-1:2026 aufgenommen wurde; das nächste Release „wird voraussichtlich im Herbst 2026 veröffentlicht“.

Für Sie heißt das: Fragen Sie Ihr Rechnungsprogramm, welche ZUGFeRD-Version und welches Profil es schreibt, und Ihren Kunden, was er liest.

Empfang: nicht ausdrucken, Datei behalten

FeRD zitiert die GoBD: „Elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem Sie empfangen werden (Randziffer 131 der GoBD vom 28. November 2019).“ Und: „Eine Aufbewahrung elektronischer Rechnungen in ausgedruckter Form ist nicht möglich.“ Die E-Mail selbst ist nach FeRD „als reines Transportmittel der Rechnung (= Briefumschlag der elektronischen Rechnung) grundsätzlich nicht aufzubewahren, es sei denn, die E-Mail enthält der Rechnung zugehörige, aufbewahrungspflichtige Informationen“. Zur Dauer schreibt FeRD: „Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass Rechnungen acht Jahre aufzubewahren sind (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG).“

Prüfen, bevor man zahlt oder verschickt

Weil PDF und XML „inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung“ sein müssen, empfiehlt FeRD „eigene Prüfmechanismen zur Sicherstellung der inhaltlichen Identität der beiden Rechnungen“. Praktisch: die XML lesen und mit dem Blatt vergleichen – Rechnungsnummer, Beträge, Steuer. Das Werkzeug rechnet die XML nach (Summe der Positionen, Netto, Steuer je Satz, Brutto, Zahlbetrag) und zeigt, welche Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG belegt sind.

Häufige Fragen

Ist jedes PDF mit einer Rechnung ein ZUGFeRD?

Nein. Nur ein PDF/A-3 mit der Rechnungs-XML als Anlage ist ZUGFeRD. Ein normales PDF ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine „sonstige Rechnung“ – mehr dazu unter E-Rechnung für Zulieferer.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Dieselbe Art von Daten, zwei Verpackungen: ZUGFeRD ist PDF plus XML, die XRechnung eine reine XML. Öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung; zwischen Unternehmen entscheidet der Empfänger.

Kann ich die XML einfach aus dem PDF nehmen und als XRechnung weitergeben?

Ob eine XML den Standard XRechnung erfüllt, hängt von Profil und Inhalt ab, nicht nur von der Syntax. Die Kennung in der XML (das Werkzeug zeigt sie) sagt, als was die Rechnung ausgestellt wurde; verbindlich prüft es der Validator der KoSIT.

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Quellen